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南京大学会议费管理实施细则
发布日期:2015-12-29    浏览次数:1066次    关键词:

南京大学会议费管理实施细则

第一章 总则

第一条 为进一步加强和规范我校会议费管理,精简会议,改进会风,提高会议效率和质量,节约会议费开支,根据《党政机关厉行节约反对浪费条例》、《中央和国家机关会议费管理办法》(财行〔2013〕286号)、《教育部直属高校直属单位会议费管理实施细则》(教财厅〔2014〕26号)文件精神,结合我校实际情况,特制定本细则。 

第二条 本细则所规范的会议是指由学校、各院系、各单位或项目课题组举办、承办或联合举办的各种工作、学术交流、学术研讨、咨询、协调等会议或活动(以下简称为会议)。国际性学术会议依据国家及学校关于在华举办国际会议的相关规定执行。

第三条 学校会议实行分类管理,建立会议计划编报和会议审批制度,会议费实行预算控制与管理,所有纳入部门预算管理的资金都应执行本细则。

第四条 加强对会议费的管理,会议费的开支应当按照国家有关规定和预算执行,坚持厉行节约、反对浪费、规范简朴、务实高效的原则,严格控制会议数量、会期、规模,注重会议质量,提高会议效率,降低会议成本,减少会议费支出。

第二章 会议管理与审批

第五条 学校举办或承办的各类会议实行分类管理,根据会议性质和规模分为两类:

第一类为工作性会议,包括学校和各部门召开的工作布置类会议、传达类会议、总结表彰会、座谈会、评审评估会等。

第二类为业务性会议,包括使用各类事业经费、专项经费、科研经费等召开的各类教学、科研学术研讨、座谈、咨询、论证、结题与验收、评审、评估、答辩等学术型会议、论坛、暑期学校等。

学校举办或承办的上述各类会议,按照中央和国家机关会议分类均属于四类会议,按照国家四类会议的管理要求执行。

第六条 建立各类会议年度计划制度和报告制度

学校根据国家和主管部门的要求编制和上报年度会议计划及计划执行的情况。各院系各单位按要求编制会议计划。

第七条 各类会议实行分级分类审批制度。

各类会议在举办前应按规定程序履行审批手续,填写《南京大学会议审批及会议费支出预算表》,列明会议的名称、主要内容、时间、举办地点及场所、参会人员范围及人数、会议经费来源及支出预算等。(见附件1)。

学校各类会议审批程序 : 

(一)机关部处、直属单位召开的各类工作性会议需报主管校领导审批。

(二)各单位、各院系、项目(课题组) 根据学科发展、教学、科研等工作的实际需要举办或承办的各类业务型会议由单位、院系审批后,分别报相关职能部门或者按照不同的经费列支渠道由相应经费主管部门审批。

受托承办会议或联合举办业务型会议的,还应提供委托单位相关文件。

(三)各院系、各单位举办的各类庆典活动、表彰会、庆祝会、纪念会等活动或会议,须从严控制,经主管校领导或联系校领导批准后方可实施,严格限定经费范围,控制会议或活动的规模,力求节俭。

(四)学校承办的国家部委、省市主管部门等委托的工作性会议或三类会议,需有委托方提供的会议计划或其他材料,并经学校主管校领导批准。会议的参会人数、会期和会议费定额标准均按照《中央和国家机关会议费管理办法》执行。

第八条 各类会议应当遵循先有预算,后有支出的原则,科学合理的编制会议费预算,并符合项目(专项)经费预算要求,严禁超预算或者无预算列支会议费用。

第九条 加强会议费支出预算的审批管理,会议召开前,会议主办(承办)单位、院系要编制会议预算,填写《南京大学会议审批及会议费支出预算表》,按照第七条的相关规定审批后报财务处审核。使用各类项目(专项)经费召开会议的,需附项目(课题)预算书或项目任务书(合同)等复印件,会议费支出在批准的预算范围内据实报销。

凡事先无计划、无预算的会议所发生的支出财务将不予报销。

第十条 会议费的使用应遵守学校招投标管理或合同管理的相关规定和要求,会议服务单位(酒店等)提供的服务费用总额超过2万元(含)不足5万元的需签订合同,由单位、院系负责人审核签字、加盖公章。服务费用总额超过5万元以上的,需按学校招标管理要求,由招标办公室负责签订合同。

会议费预算总金额在20万元以上的须报分管校领导审批。

第十一条 严格控制会议规模和会期,三类会议参会人数一般控制在150人之内,会议工作人员控制在会议代表人数的10%之内,会期一般不超过4天;四类会议参会人员原则上不超过50人,会期一般不超过3天;校内举办的各类工作性会议会期一般不得超过1天。上述会期天数均包含会议报到和离开时间。

各类业务性会议视会议内容而定,会议天数和参会人数根据实际工作需要从严确定。

会期超过上述规定的,需另行提交详细的会议日程安排及说明并按照第七条相关规定审批。

第十二条 各类会议原则上应优先安排学校内部的宾馆、招待所、学术中心、内部会议室、报告厅、礼堂等作为会议场所。确需安排在校外的,应当在纳入政府采购范围内四星级以下(含四星)的定点酒店、宾馆、招待所举办,不得到高档宾馆、会所、度假村和风景名胜区等地方举办会议。工作性会议原则上在校内举行。

第十三条 严格控制到外埠举办各类会议。与外埠学校、单位(如协同中心、项目首席单位、子课题单位、项目所在地或项目甲方指定等情形)联合举办会议的需提供项目任务书或预算书等相关材料,其余因特殊事由确需在外埠举办会议的,须报经主管校领导批准。

学校积极倡导与鼓励改进会议形式,采取电视电话、网络视频等举办会议,降低会议成本,提高会议效率。 

第三章 会议费开支范围、标准和报销

第十四条 会议费开支范围包括会议住宿费、伙食费、会议室和会议器材设备租赁费、交通费、资料印刷费、医药费及其他等。

交通费是指用于会议代表接送站、往返驻地与会场的用车费、会议统一组织的代表考察、调研等发生的交通支出。

会议代表参加会议发生的城市间交通费,原则上按照差旅费管理办法的规定回原单位报销。对确因工作需要邀请专家、学者和有关人员参加会议所发生的城市间交通费,可以作为国内外专家学术交流来访费用在差旅费中报销。

第十五条 会议费开支实行综合定额控制与项目预算控制。

会议费综合定额标准为每人每天450元,其中会议住宿费240元、伙食费130元、其他费用80元。其他费用包括会议室和会议器材设备租赁费、交通费、资料印刷费、医药费及其他等。各项费用之间可以调剂使用,在综合定额标准以内据实报销。

不安排住宿的会议,综合定额按照扣除住宿费后的定额标准执行,住宿费不能调剂使用;不安排就餐的会议,综合定额按照扣除伙食费后的定额标准执行,伙食费不能调剂使用。

第十六条 各类会议根据需要发放的专家咨询费、讲课费、劳务费等,按照相关经费管理办法规定执行,不在会议费中列支。专家咨询费、劳务费报销时需填写规定的表格,提供领款人工作单位、身份、职称职级、身份证(或护照)号等相关信息,按规定代扣代缴个人所得税,原则上应当通过银行转账方式结算。

会务工作人员(含研究生)一般不支付劳务费,如确属工作日以外加班的,可根据情况适当支付劳务费,标准控制在每人每天100元以内,发放要求按学校相关规定执行。

第十七条 建立开支标准调整机制、综合考虑经济发展水平、有关货物和服务的市场价格水平,对上述费用标准将及时根据国家相关规定进行调整。

第十八条 对全部使用财政性资金举办的会议,不得再向参会人员收取费用,严禁转嫁摊派会议费。使用多种资金渠道举办的业务性会议,按照成本补偿的原则,可以适度收取会议费等,收取的标准不能超过综合定额标准,且应在会议通知中明示。取得的各项收入,应使用合法票据,及时解交财务处,专户核算,实行收支两条线管理,不得坐收坐支。对于收取会议费的会议,或者获得专项资助的会议,应首先使用收取的会议注册费、会务费和专项资助经费。

第十九条 对确因需要通过旅行社、专业会展公司或其他单位代办会议的,需在会议预算中明确提出,并按第十条相关规定执行;报销时须附与旅行社、会展公司签订的委托协议、费用清单等相关资料,并在会议费定额标准内报销。

第二十条 会议的规模、会期和会议费开支范围和标准原则上不得突破批准的预算。会议结束后,会议举办单位应及时进行会议费的决算工作,编制《南京大学会议费支出决算表》,办理会议费的报销和领用票据的核销手续。与会议相关的会议费支出及其他支出应一次性集中报销,不得分次拆零报销。

第二十一条 会议费报销时须提供《南京大学会议审批及会议费支出预算表》、《南京大学会议费支出决算表》、会议审批文件或项目预算批复件、会议通知(包含会议、活动议程、参会人员等)、实际参会人员签到表、与会议相关的有效发票(收据)和其他单据、会议费合同或协议、会议服务单位提供的费用原始明细单据(需票据开具单位签字盖章)、电子结算单(支付凭条)等凭证。

加强对会议费各项支出的严格审核,对没有会议预算、超标准或扩大支出范围的费用不予报销。

会议费支出须实报实销、据实列支,严禁预存会议费、餐费和住宿费等,会议组织者和经办人员应对所经办会议经费的收入、支出和原始票据凭证的真实性、合法性、相关性和完整性承担直接责任。

因联办或协办会议而需支出的会议费,按照上述管理要求和程序办理。

第二十二条 会议费的支付应当严格按照国库集中支付制度和公务卡管理制度的有关规定执行,以银行转账或公务卡等方式结算,禁止以现金方式结算。

第四章 会议的监督检查和责任追究

第二十三条 建立健全会议费管理审批和财务报销制度。会议主办单位要严格按规定的开支范围及标准执行,不得任意提高会议用餐、住宿标准;会议住宿用房以标准间为主,用餐以自助餐或者工作餐为主,严禁提供高档菜肴,不安排宴请,不上烟酒。严禁各院系各单位借会议名义组织会餐或安排宴请;严禁套取会议费设立“小金库”;严禁在会议费中列支公务接待费;严禁以培训名义召开会议。

各类会议期间,不得组织旅游以及安排与会议无关的参观活动,不得以任何名义发放纪念品和礼品,不得使用会议费购置固定资产以及开支与本次会议无关的其他费用。

第二十四条 会议应力求简朴、节约,降低会议成本。校内工作性会议会场外一般不插彩旗,不张贴标语,不在校内悬挂横幅;会议会场内一般不摆放花草、水果、不安排茶歇,不制作背景板,尽量使用投影仪等电子设备。

第二十五条 会议费的公示按照学校相关规定执行,非涉密会议公示的内容包括会议的名称、主要内容、参会人数、经费开支等情况。

第二十六条 学校纪委、监察、审计、经费管理部门等要严格会议经费管理,加强对各类会议举办和会议费支出的检查与监督,对以虚报、冒领手段骗取会议费的;虚报会议人数、天数等进行报销的;违规扩大会议费开支范围,擅自提高会议费开支标准的;违规报销与会议无关费用的等行为进行查处,对直接负责的主管人员和相关负责人,按照相关规定给予处分。

第五章 附则

第二十七条 本办法由财务处负责解释。

第二十八条 本办法自印发之日起实行。 

 

 

附件:1.南京大学会议审批及会议费支出预算表 

2.南京大学会议费支出决算表

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

南京大学会议审批及会议支出预算表

主办(承办)单位: (协办单位:)

会议名称

会期及时间

年 月 日 至 年 月 日共 天(含报到及离会时间)

举办地点及场所

项目经费号

会议主题及相关说明

参会对象

会议规模(人数)

共 人,其中外地代表 人,本地代表 人,工作人员 人。

会议费支出及相关支出预算

合计 元

伙食费

元/天* 人* 天= 元

印刷费

交通费

住宿费

元/天* 人* 天= 元

场租费

其他

会议费支出小计

专家 咨询费

元/人* 人= 元

特邀代表城市间交通费

专项业务考察

劳务费

元/天* 人* 天= 元

文集 出版费

其他

相关支出小计

会务费收入预算

合计 元

收取会务费 元;合作单位汇款 元;专项资助 元

 

各单位、部门 

审批意见

项目负责人签字

单位财务负责人审签(盖章)

职能(经费)主管部门审签(盖章)

财务处 审签(盖章)

国际合作与交流处审签 (国际会议)

主管校领导 

审批意见

(请在相应数字打勾)

1、在外埠举办会议(需另附情况说明)

2、会议预算总额20万元以上

3、机关部处或直属单位召开的工作性会议

4、各类庆典、庆祝、表彰、纪念会

5、学校承办上级部门委托工作会议或三类会议

会议经办人: 联系电话: 填报时间: 年 月 日

填表说明:

1、各单位应于会议召开前履行报批手续,使用各类项目(专项)经费召开会议的,需附项目(课题)预算书或项目任务书(合同)等复印件。 报销时须附本表原件;办理预借款时请附本表复印件 。 

2、与外埠学校、单位联合举办会议的需提供项目任务书或预算书等相关材料,其余因特殊事由确需在外埠举办会议的,须报经主管校领导批准。

3、业务性会议安排的专项业务考察必须单列,对考察的必要性、行程安排、费用支出等作专项书面说明。 

南京大学会议费支出决算表

主办(承办)单位: ( 协办单位: )

会议名称

会期及时间

年 月 日 至 年 月 日共 天(含报到及离会时间)

举办地点及场所

项目经费号

会议主题及相关说明

参会对象

会议规模(人数)

共 人,其中外地代表 人,本地代表 人。

会议费支出及相关支出

决算

合计 元

伙食费

元/天* 人* 天= 元

印刷费

交通费

住宿费

元/天* 人* 天= 元

场租费

其他

会议费支出小计

专家 咨询费

元/人* 人= 元

特邀代表城市间交通费

专项业务考察

劳务费

元/天* 人* 天= 元

文集出版费

其他

相关支出小计

会务费收入 合计 元

实际收取会务费 元;合作单位汇款 元;专项资助 元。

 

各单位、部门 

审批意见

项目负责人签字

单位财务负责人审签(盖章)

职能(经费)主管部门审签(盖章)

财务处 审签

国际合作与 交流处审签 (国际会议)

会议经办人: 联系电话: 填报时间: 年 月 日

填表说明: 

1、各单位会议结束后应在30天内到财务处办理报销手续。 2、会议费报销时须提供《南京大学会议审批及会议费支出预算表》、《南京大学会议费支出决算表》、会议审批文件或项目预算批复件、会议通知(包含会议、活动议程、参会人员等)、实际参会人员签到表、与会议相关的有效发票(收据)和其他单据、会议费合同或协议、会议服务单位提供的费用原始明细单据(需票据开具单位签字盖章)、电子结算单(支付凭条)等凭证。

3、会议费支出与其他相关支出应集中一次性报销,不得分次拆零报销。

4、如会议费决算没有超支,不再需要经费主管部门审批,国际会议需国际合作与交流处审批。

 

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